وب کنفرانس چیست

بهترین سامانه وب کنفرانس

 

امکان ملاقات با هر کسی، فارغ از اینکه در کجای دنیا قرار داشته باشند، همان چیزی است که می خواهیم در این مقاله در مورد آن صحبت کنیم. فناوری، نحوه عملکرد مشاغل مدرن را کاملا تغییر داده است. اکنون می توانیم محصولات و یا خدمات مجموعه خود را از گوشه گوشه دنیا به مشتریان عرضه کنیم. کارهای سنتی وقت گیر را با یک چشم به هم زدن انجام دهیم و حتی جلسات فوری و ضروری با همکاران خود را از مناطق مختلف برگزار کنیم.

برای اینکه بدانید کنفرانس وب چیست، چرا مفید است و چطور می توانید در چهار مرحله ساده یک کنفرانس وب موثر برگزار کنید، ابتدا مقاله وبینار چیست را مطالعه کنید و سپس در ادامه مقاله با ما همراه باشید.

 

وب کنفرانس چیست؟

وب کنفرانس یک سرویس آنلاین است که به وسیله آن می توانید جلسات، کنفرانس ها، سخنرانی ها و آموزش های زنده را از طریق اینترنت برگزار نمایید. شما می توانید از طریق تلفن VoIP یا از طریق بلندگو و میکروفون رایانه خود، به کنفرانس وصل شوید.

به بیان ساده تر ، وب کنفرانس، برگزاری کنفرانس، جلسه آموزش یا سخنرانی است که از طریق اینترنت برگزار می شود. شرکت کنندگان از طریق رایانه های خود وارد کنفرانس می شوند و سپس می توانند از طریق امکاناتی مانند گفتگوی صوتی و متنی با سایر شرکت کنندگان ارتباط برقرار کنند، نمایش پاورپوینت یا تخته سفید موجود در برنامه های وب کنفرانس جهت ارائه مطالب و درک بهتر شرکت کنندگان از موضوع مورد بحث می باشد که سخنران از این ابزار ها نیز استفاده می کند.

 

ویدئو کنفرانس چیست؟

ویدئو کنفرانس نوعی نشست آنلاین است که در آن دو یا چند نفر به صورت زنده با یک تماس صوتی و تصویری تماس می گیرند. در تجارت، معمولا از کنفرانس ویدئویی برای برقراری ارتباط و همکاری در داخل و خارج از سازمان استفاده می شود.

 

 

مزایای کنفرانس وب چیست؟

اکنون که با معنا مفهوم وب کنفرانس آشنا شدید، می توانیم دلایل مفید بودن آنها را بررسی کنیم. دلایل و مزیت های زیادی وجود دارد که چرا شما از یک وب کنفرانس برای برگذاری جلسات استفاده کنید، اما در اینجا می خواهم به دو مزیت اصلی بپردازم:

 

دسترسی بهتر و راحت تر

فراموش نکنیم که در قرن بیست و یکم هستیم و دیگر روش ها و نحوه فعالیت در شرکت ها و سازمان ها به سبک سنتی معنا و مفهوم خود را از دست داده است. بسیاری از مشاغل در مقیاس جهانی فعالیت می کنند. به عنوان مثال، شرکتی که در آن کار می کنید ممکن است در پایتخت مستقر باشد، اما احتمالا محصولات را به مشتریان در شهر ها و استان ها دیگر در کشور و سایر کشور های همسایه می فروشد.

این روزها حتی تضمین نمی شود که افراد یک شرکت در داخل شرکت کار کنند. با محبوبیت بیشتر در مورد دور کاری، رهبران مشاغل به روش های قابل اعتمادی برای ارتباط با همه کارمندان خود نیاز دارند، حتی اگر در کشورهای مختلف اقامت داشته باشند.

کنفرانس ویدئویی به سازمان ها امکان می دهد با هر کسی، مشتری و کارمند، بدون توجه به اینکه در کجا هستند ارتباط برقرار کنند عملکرد و گزارش کار ها را مشاهده و دریافت کنند و در مورد نحوه عملکرد کارمندان خود مدیریت داشته باشند.

 

صرفه جویی در منابع

بیشتر شرکتهای مدرن در مقیاس جهانی فعالیت می کنند و اکنون نیز بیشتر شرکت ها و مجموعه ها در فکر فروش محصولات و ارائه خدمات، بدون محدودیت مکانی هستند. آیا می توانید تصور کنید که اگر مجبور شوید به هر شهری که در آن مشتری دارید پرواز کنید و محصولات خود را به صورت حضوری به نمایش بگذارید، چقدر وقت و هزینه تلف می شود؟ چقدر سرمایه گذاری لازم است؟

تیم های از راه دور نیز همین طور است. اگر مجبور باشید برای هماهنگی با کارمندان خارج از اداره جلسه برگذار کنید، آن ها هر بار باید برای حضور در یک جلسه سفر کنند بنابراین آیا زمانی هم برای انجام کارها باقی می ماند؟

اینجاست که بازهم وب کنفرانس به کمک شما می آید. لازم نیست که فروشندگان خود را در سراسر دنیا یا کارمندان خود را به طور منظم به دفتر مرکزی شرکت برگردانید. شما به سادگی در یک بستر وب کنفرانس قابل اعتماد جلسات مدیریتی و هماهنگی را برگذار می کنید و از نحوه و روند انجام امور مطلع می شوید. و این به معنای واقعی صرفه جویی در وقت و هزینه است.

 

 

چگونه میزبان یک کنفرانس وب موفق باشیم؟

در مورد معنا و مفهوم و چرایی استفاده از کنفرانس ویدیویی صحبت کردیم. اکنون وقت آن است که با چگونگی انجام این کار آشنا شوید. آیا می دانید چگونه میتوانید میزبان یک وب کنفرانس موفق باشید؟ آیا مدیریت این کار دشوار است؟ آیا هیچ استراتژی برای برگذاری یک وب کنفرانس موفق وجود دارد؟ این همان چیزی است که در ادامه در مورد آن صحبت خواهیم کرد.

 

یک برنامه کنفرانس ایجاد کنید

مانند بسیاری از مسائل زندگی ، کنفرانس های وب موفق تقریبا همیشه با یک برنامه ریزی جامع شروع می شوند.

اگر نمی دانید در طول جلسه خود درباره چه چیزی صحبت خواهید کرد، چرا این موضوع مهم است، چگونه اطلاعات مهم خود را به اشتراک بگذارید و آن را با چه کسی به اشتراک بگذارید، مطمئنا برگذاری جلسه شما با شکست مواجه خواهد شد. پس برای تمام دقیقه های ارائه جلسه برنامه ریزی کنید.

ابتدا در مورد هدف از برگزاری وب کنفرانس خود تصمیم بگیرید. هدف همیشه تعیین کننده مسیر راه است. اطمینان حاصل کنید که همه تیم آماده ارائه برگذاری وب کنفرانس موفق و برنامه ریزی شده هستند. اگر بخواهید یک رویداد آزمایشی محصول را برای چند مشتری بالقوه برگزار کنید باید از قبل برنامه ریزی و هماهنگی های لازم و الزامات انجام این کار را آماده کنید تا اجرای یک وب کنفرانس موفق را در کارنامه تجربیات خود ثبت کنید.

سپس تصمیم بگیرید که چه کسانی دعوت خواهند شد. آیا هر کارمند از راه دور در بخش شما نیاز به حضور در کنفرانس وب زنده دارد؟ آیا نیاز به ضبط جلسه و مرور مطالب وجود دارد؟ و از همه مهم تر تصمیم بگیرید که برای میزبانی آنلاین خود از کدام نرم افزار وب کنفرانس و ابزار برای یک وب کنفرانس موفق استفاده خواهید کرد؟

 

قوانین وب کنفرانس خود را تنظیم کنید

اکنون که شما یک برنامه مشخص برای وب کنفرانس خود دارید، باید چند قانون اساسی را برای رعایت شرکت کنندگان تنظیم کنید.

خبر خوب در مورد این مرحله این است که برخلاف برنامه ریزی کنفرانس، که باید قبل از هر جلسه آنلاین انجام شود، قوانین را فقط یکبار تدوین و اعلام می کنید و با شرکت کنندگان به اشتراک می گذارید و ملزم می کنید که همه از قوانین در طول جلسه تبعیت کنند.

حال، منظور ما از قوانین چیست؟ به بیان ساده تر شما باید راه های مناسب برای تعامل شرکت کنندگان در طول جلسات وب کنفرانس را ایجاد کنید.

قوانین ساده و منظم وضع کنید و مطمئن شوید که کنفرانس های شما مثمر ثمر هستند و هر شرکت کننده فرصت اظهار نظر دارد و اینکه اجازه دارد عقاید و ایده های خود را به راحتی به اشتراک بگذارد. مجموعه ای از قوانین را ایجاد کنید که برای شما مناسب باشد و سپس آنها را همیشه در جلسات وب کنفرانس های خود اجرا کنید.

 

زمان با ارزش ترین منبع شماست

طبق گزارش وب سایت های معتبر جهان، یک مدیر ​​سطح متوسط به میزان  ​​35٪ از روز کاری خود را در جلسات می گذراند. برای متخصصان سطح بالای مدیریت، این تعداد به 50٪ می رسد. اگر همه این جلسات به پیشرفت شرکت ها کمک کند مشکلی ایجاد نمی کند. متأسفانه ، مطالعات نشان می دهد که 37٪ جلسات به طور کامل مثمر ثمر نیستند. فناوری قرار است زندگی ما را آسان تر و لذت بخش تر کند، نه اینکه مسائل و مشکلات ما را افزایش دهد.

با این اوصاف، باید درست و دقیق برنامه ریزی کنید تا زمان جلسات معقول و مثمر ثمر باشند. پس از ایجاد دستور کار وب کنفرانس، تا جایی که می توانید به آن پایبند باشید. بنابراین طوری برنامه ریزی کنید که جلسات، طولانی نشود زیرا در این صورت تیم شما بهره وری کمتری خواهد داشت.

همیشه به یاد داشته باشید، زمان با ارزش ترین منبع شماست. پس آن را بیهوده هدر ندهید شاید در همان لحظه هایی که مشغول جلسات طولانی مدت هستید، رقبای زیادی از شما جلو بزنند. بازار تجارت بسیار بی رحمانه است.

 

جلسات وب کنفرانس خود را ضبط کنید

همایش های وب خود را همیشه ضبط کنید. نرم افزار وب کنفرانسی که استفاده می کنید باید این توانایی را به شما بدهد (در صورت عدم استفاده، زمان آن است که به دنبال یک نرم افزار کنفرانس وب جدید و قوی باشید!). تیم مشاوره آسان سمینار در این خصوص شما را راهنمایی می کند.

تصور کنید که شما یک جلسه وب کنفرانس با تیم دور کاری خود ایجاد کرده اید، اما، متأسفانه، یکی از اعضای اصلی کارکنان مریض شده و قادر به حضور در جلسه نیست. به جای تلاش برای یادداشت برداری در طول کنفرانس ها تا بتوانید اطلاعات را پس از بازیابی به او منتقل کنید، می توانید ضبط کنفرانس وب را برای او ارسال کنید تا از موضوعات مورد بحث به صورت کامل در جریان قرار بگیرد.

کنفرانس های وب مشتری محور نیز می توانند ضبط و در آینده برای اهداف بازاریابی و فروش استفاده شوند. کنفرانس های وب ضبط شده امکان ویژه ای است که قطعا باید از آن استفاده کنید! زیرا به شما تضمین می دهد افزایش چشمگیری در بهره وری کارکنان و انجام امورات محول شده به آن ها را داشته باشید.

 

حرف آخر

امکان میزبانی جلسات آنلاین با کارمندان از راه دور و برقراری ارتباط با مشتریان بالقوه در سراسر جهان با ارزش ترین موضوعی است که هم اکنون مورد استقبال بزرگترین شرکت ها و سازمان های جهان است! از طریق وب کنفرانس، شرکت شما می تواند دامنه فعالیت خود را گسترش دهد و منابع خود را بدون هیچ دردسر اضافی ذخیره کند.

فقط به یاد داشته باشید که سیستم چهار مرحله ای را برای میزبانی یک وب کنفرانس موفق و موثر دنبال کنید:

• تنظیم یک برنامه ریزی دقیق برای برگذاری جلسات وب کنفرانس
  
• تنظیم قوانین وب کنفرانس
• جلوگیری از هدر رفت زمان
• ضبط و بازپخش جلسات وب کنفرانس

اگر هنوز نرم افزار کنفرانس وب را انتخاب نکرده اید، پلتفرم آسان سمینار بهترین گزینه برای اجرای یک جلسه بی دغدغه و با کیفیت عالی است. آسان سمینار ارائه دهنده پلتفرم آموزش آنلاین قدرتمند است که با پشتیبانی 24 ساعته شما را از تمام نگرانی ها برای برگذاری یک جلسه موفق مصون می دارد. در مورد این مقاله می توانید نظرات و پیشنهادات خود را در صفحه اینستاگرام آسان سمینار یا به صورت کامنت در انتهای مقاله برای ما ارسال کنید.