چک لیست جلسات و وبینارهای آنلاین

طبق آمارها، ۸۵ درصد از مردم می‌گویند که می‌توانند روابط تجاری قوی‌تر و معناداری را در طول ملاقات‌ها و کنفرانس‌های حضوری و برگزاری وبینار ایجاد کنند. از سوی دیگر، ۹۳ درصد از مردم جلسات آنلاین را ترجیح می‌دهند زیرا در وقت و هزینه آنها صرفه جویی می‌شود، به علاوه انعطاف‌پذیری بیشتری از نظر مکان و زمان وجود دارد. اگر این مطلب را می‌خوانید، احتمالاً به دنبال اطلاعاتی در مورد جلسات آنلاین هستید، یا می‌خواهید وبینار آنلاین برگزار کنید. این مقاله در مورد شیوه‌ها و راهکارهایی است که می توانید در جلسات آنلاین مهم و موثر اجرا کنید. در ادامه این راهکارها را بیان می‌کنیم.

پرسش و پاسخ در حین برگزاری وبینار

پرسش و پاسخ در ۸۱ درصد از وبینارها استفاده می‌شود، بنابراین ما نیز قصد داریم از یک جلسه کوتاه شروع کنیم. واقعیت مجازی روز به روز اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. با افزایش محبوبیت جلسات آنلاین، مشاغل به دنبال بهترین روش‌ها هستند تا بهترین تجربه ممکن را برای مشتریان فعلی و بالقوه خود فراهم آورند. ممکن است برخی از مردم هنوز در مورد وبینار آنلاین یا جلسات ویدئو کنفرانس اطمینان نداشته باشند زیرا به ملاقات‌های رو در رو عادت کرده اند. 

 مفهوم جلسه مجازی

گاهی اوقات جلسات آنلاین را کنفرانس مجازی یا وب کنفرانس نیز می نامند. جلسات مجازی رویدادهایی هستند که افراد را از طریق اینترنت گرد هم می‌آورند. با توجه به اهداف شما و تعداد شرکت کنندگانی که در جلسه حضور دارند می توانید تعداد جلسات آنلاین مختلفی را برگزار کنید. بسیاری از این جلسات امکان همکاری از راه دور را فراهم می کند.

 

هدف از یک جلسه مجازی یا برگزاری وبینار 

هدف از برگزاری وبینار یا رویداد آنلاین ممکن است جلسات آنلاین برای بازاریابی، مدیریت تیم و همچنین کارگاه های آموزشی از راه دور و قرارهای فروش باشد. به عبارت دیگر این رویدادهای آنلاین به شما این امکان را می دهند بدون نیاز به سفر، محصولات و خدمات خود را به افراد علاقمند در سراسر جهان نشان دهید.

 

مزایای برگزاری وبینار و جلسات آنلاین

وبینار ها و جلسات آنلاین بدون توجه به محل زندگی یا کار، افراد مختلف را باهم آشنا می کنند و باعث ایجاد ارتباط بین آنها می شوند. شما می توانید با تیم خود همکاری کنید، کنفرانسی را برای نشان دادن برنامه های جدید برای کسب و کار خود به کارکنان نشان دهید و برنامه ریزی کنید، یا از طریق جلسات فردی با مشتریان بالقوه امتیازات بیشتری کسب کنید.

 

۵ مزیت اصلی برگزاری وبینار

 

۱. عدم محدودیت مکانی برای برگزاری جلسات

جلسات آنلاین تیم های از راه دور، همکاران و مشتریان را که به دلایلی که نمی توانند در کنار هم باشند، به هم متصل می کند. شما می توانید روابط حرفه ای و شخصی را حفظ کنید، کارگاه های آموزشی برگزار کنید و تجارت خود را در حال رشد نگه دارید.

 

۲. به کارگیری استراتژی‌های جدید برای بهبود جلسات آنلاین

با توسعه فناوری که اخیراً سرعت گرفته است، کیفیت جلسات مجازی بالاتر است و دائما در حال افزایش است. با توجه به اینکه شرکت های بیشتری راه حل هایی مانند اجرای وبینار آنلاین را در رویدادهای مجازی خود و به طور کلی در استراتژی های بازاریابی دیجیتال پیاده سازی می کنند، یادگیری آسان تر و البته رقابت سخت تر شده است.
برای اطلاعات بیشتر از جدیدترین ابزارهای دیجیتال مارکتینگ روی آن کلیک کنید.

 

۳. دستیابی به بازاریابی و فروش بالاتر

شرکت ها از وبینارها و جلسات آنلاین برای اهداف فروش و بازاریابی استفاده می کنند. وبینارها برای افزایش آگاهی از نام تجاری، دستیابی به مشتریان و تبدیل آنها به مشتریان بالقوه هستند. دراین لینک به شما جدیدترین کانال های بازاریابی اینترنتی را معرفی می کنیم.

 

۴. جذب مشتریان 

وبینارها همچنین به متقاعد کردن مشتریان فعلی برای سرمایه گذاری بیشتر بر روی محصولات شما کمک می کند و در نتیجه حفظ مشتری را افزایش می دهد و در نتیجه باعث افزایش تعداد مشتریان می شود.

 

۵. برنامه ریزی بهتر و معرفی ابزارهای جدید و پلتفرم‌ها

جلسات آنلاین یک جایگزین عالی در مقابل جلسات حضوری برای برنامه‌ریزی های کوتاه مدت و بلند مدت است. معرفی سیستم ها ، ابزارها و استراتژی های جدید از این طریق آسان تر ارائه می شود و برای تمامی افراد نیز غالبا لذت بخش تر است.

اینها تنها چند مزیت مفید و مختصر در مورد جلسات آنلاین و برگزاری وبینار است. اکنون با ما همراه باشید تا چک لیست لازم برای جلسات و وبینار های آنلاین را بررسی کنیم. این چک لیست به شما در برنامه ریزی جلسات مجازی موفق بسیار کمک خواهد کرد.

 

اهمیت نحوه شروع برگزاری وبینار یا جلسات آنلاین

آغاز هر کاری به نظر مشکل و استرس‌زا است، به خصوص اگر برای اولین بار انجام می دهید. اما نگران نباشید، در اینجا نکاتی ارائه می‌دهیم که به شما در ایجاد یک جلسه آنلاین موفق کمک می‌کند. اگر اولین بار است که قصد برگزاری وبینار آنلاین را دارید، پیشنهاد می کنیم مقاله راهنمای مبتدیان برای برگزاری وبینار را مطالعه فرمایید.

 

امکانات لازم جهت برگزاری یک وبینار موفق

قبل از اینکه از مهارت های خود استفاده کنید، باید یک پلتفرم وبینار آنلاین انتخاب کنید که با نیازهای جلسه آنلاین شما مطابقت داشته باشد. اهداف و انتظارات خود را بنویسید، سپس علامت بزنید که از کدام ویژگی بیشتر استفاده می کنید. به خاطر داشته باشید که برای برگزاری یک جلسه موثر ، باید سطح مشارکت بالایی را با شرکت کنندگان خود ایجاد کنید.

یک سیستم نرم افزاری آنلاین را انتخاب کنید که هم برای شما و هم برای شرکت‌کنندگان مفید باشد و دارای ویژگی هایی مانند: تخته سفید مشترک، نظرسنجی، به اشتراک‌گذاری صفحه، اتاق‌های گفتگوی خصوصی و گروهی و موارد دیگر را ارائه دهد. ما به شما در آسان سمینار علاوه بر ارائه همه این امکانات درباره نحوه برگزاری وبینار های موفق نیز مشاوره ارائه می دهیم.

 

معرفی خود و موضوع کلی وبینار

این نکته بسیار مهم است ، به ویژه هنگامی که در حال برگزاری وبینار برای گروهی از افراد غریبه هستید. قبل از اینکه شرکت کنندگان خود را بهتر بشناسید، بگویید چه کسی هستید، موقعیت شما چیست و هدف از برگزاری این وبینار چیست؟ از جمله بندی های مفید مختصر استفاده کنید و کمی جملات طنز آمیز را چاشنی کار قرار دهید. سعی کنید از کلی گویی اجتناب کنید. اطلاعات خاصی را ارائه دهید -شاید برخی از اعداد ، داستان های موفقیت یا پروژه های بزرگی که روی آنها کار کرده اید. مردم را نسبت به کاری که انجام می دهید کنجکاوتر کند.

سپس هدف از این جلسه آنلاین را بیان کنید و دستور کار را به شرکت کنندگان ارائه دهید یا اگر آنها را قبل از وبینار ارسال کرده اید، برنامه را به آنها یادآوری کنید. می توانید یک سند با آنها در کلاس و روی تخته سفید تهیه کنید که در معرض دید آن ها نیز قرار بگیرد. اگر در حال برگزاری یک جلسه مجازی با همکاران خود هستید که شما را خوب می شناسند و نیازی به معرفی عمیق ندارند ، می توانید از قسمت بیان اهداف شروع کنید.

 

ایده‌های جذاب در نحوه شروع وبینار

اکنون شرکت کنندگان شما می دانند که جلسه آنلاین برای چیست و شما چه کسی هستید. این همان لحظه ای است که احتمالاً می پرسید "چگونه جلسه مجازی خود را شروع کنم"؟ پرسیدن چند سوال یخ شکن می تواند به ایجاد روابط با شرکت کنندگان بسیار کمک کند.

طرح نوع سوالات بستگی به این دارد که چقدر شرکت کنندگان خود را می‌شناسید. همچنین میزان رسمی بودن یا ایجاد صمیمیت در جلسه نیز به شما بستگی دارد. اگر روابط شما معمولی و دوستانه است، می توانید در مورد سوالات غیر رسمی بپرسید. با این حال، سعی کنید چیزی خلاقانه‌تر بپرسید که مخاطب را وادار به تعامل کند.

 

نحوه ثبت نام و شرکت در وبینار

برای پاسخ به سوال در طول وبینار، شما باید اطلاعات مربوط به سیستم را از قبل در اختیار آنها قرار دهید. یک  محتوای نحوه ثبت نام و ورود به وبینار موردنظر خود را تهیه کنید و به صورت ایمیل، قبل از جلسه آنلاین برای شرکت کنندگان ارسال کنید. می توانید از ایده های زیر نیز الهام بگیرید:

 

• دعوت نامه جلسه ویدیویی

اگر شما میزبان یک جلسه آنلاین رسمی هستید، دعوت‌نامه ها ضروری هستند. آنها باعث می شوند شرکت کنندگان شما احساس خاص و محترم بودن را داشته باشند. همچنین این کار به روند برنامه ریزی کمک کرده و جلسه را به آنها یادآوری می کند. شما باید تاریخ و زمان ، لینک ورود به جلسه آنلاین و هرگونه اطلاعات منحصر به فرد در مورد وبینار را ذکر کنید.

• آموزش مختصر در مورد "نحوه استفاده از نرم افزار جلسات و وبینار های آنلاین"
  
  

نحوه شرکت در جلسه را دقیقاً توضیح دهید. در پایگاه دانش آسان سمینار و همچنین راهنمای صفر تا صد کاربری آسان سمینار برای ورود به سایت و ثبت نام در انواع دوره ها و شرکت در کلاس توضیح داده شده است که می توانید در اختیار شرکت کننده های خود قرار دهید.

• عدم نیاز به نصب نرم‌افزار

اگر از آسان سمینار استفاده می کنید، به شرکت کنندگان اطمینان دهید که نیازی به دانلود و نصب هیچ نرم افزاری ندارند برای ساده تر نشان دادن آن ، از لینک آموزش های موجود در پایگاه دانش آسان سمینار استفاده کنید و برای شرکت کنندگان در وبینار ارسال نمایید.

• توضیح سرفصل عناوین مورد بحث در وبینار 

دستور کار و اهداف جلسه و فهرست مطالبی را که برای صحبت در وبینار آماده کرده اید در قسمت توضیحات و لینک ثبت نامی وبینار بنویسید تا مخاطبان به طور کامل در جریان وبینار شما قرار بگیرند.

 

یادآوری جلسات آنلاین

علاوه بر ارسال یک نامه دعوت نامه و درج توضیحات وبینار در صفحه مخصوص ثبت نامی، باید چند ایمیل یا پیامک نیز ارسال کنید تا به شرکت کنندگان یادآوری شود که به جلسه بپیوندند. این امر به شرکت کنندگان یادآوری می کند که برای جلسه آماده شوند و به افزایش آگاهی کمک می کند.

 

زمان ارسال یادآوری‌ها برای شرکت کنندگان

یک هفته قبل یک برنامه دقیق و اطلاعات اولیه در مورد نرم افزار (نحوه پیوستن به جلسه و غیره) را آماده کرده و از طریق ایمیل ارسال نمایید. همچنین یک روز قبل اطلاعات ساده در مورد زمان شروع جلسه آنلاین را ارسال نمایید. می توانید از شرکت کنندگان بخواهید قبل از شروع وبینار به صورت آزمایشی یکبار به محیط جلسه آنلاین ورود و خروج نمایند تا روز برگزاری وبینار با نحوه ثبت نام و ورود در وبینار مشکلی نداشته باشند.

البته این بستگی به این دارد که شما چند وقت یکبار چنین وبینارهایی را میزبانی می کنید. گاهی اوقات یک جلسه ممکن است خودجوش باشد یا بدون برنامه ریزی قبلی برگزار شود ، در این صورت شما فقط چند روز فرصت دارید و بنابراین باید در عرض ۲ یا ۳ روز تمام شرکت کنندگان خود را مطلع کنید.

 

استفاده ار فرم نظر‌سنجی جهت بهبود وبینارهای آتی

برای افزایش قابلیت استفاده از وبینار آنلاین، می توانید به کسانی که در وبینار شما ثبت نام نموده اند، یک فرم نظر سنجی ارسال نمایید و از آن ها بخواهید فرم را تکمیل و ارسال نمایند. به این ترتیب ، می توانید محتوا را با نیازهای شرکت کنندگان خود تنظیم کنید و از وبینار حداکثر استفاده را ببرید. همچنین این یک راه عالی برای جلسات آنلاین شماست که انتظارات شرکت کنندگان را برآورده کند.

مزایای استفاده از فرم نظرسنجی

• از طریق نظرسنجی دانش شرکت کنندگان خود را در مورد موضوعی که وبینار شما به آن اختصاص داده شده است، بررسی می کنید.
• اطلاعات عمومی شما در مورد شرکت کنندگان بالا می رود اینکه در چه زمینه ای کار می کنند و انواع کسب و کار آنها چیست.
• آنچه را که بیشتر می خواهند یا نیاز دارند یاد بگیرند، قبل از برگزاری وبینار متوجه می شوید و روی آن مطالب تمرکز می کنید.

 

رفع مشکلات فنی در جلسه آنلاین

در ابتدای جلسه ، مطمئن شوید که همه کسانی که ثبت نام کرده اند می توانند به راحتی در جلسه شرکت کنند. و از نظر فنی مشکلی ندارند. در ابتدا میکروفن شرکت کنندگان را ببندید. راهنمای بستن میکروفن و مدیریت کلاس در بیگ بلو باتن را مطالعه فرمایید. مطمئن شوید که در وبینار شما یک نفر پشتیبان فنی برای رفع مشکلات احتمالی وجود دارد. در وبینار ها و دوره های آنلاین آسان سمینار همیشه یک یا چند پشتیبان جهت رفع مشکل کاربران وجود دارند.

 

ساعات استراحت در جلسات آنلاین

 

آنچه ابتدا یاد می گیرید اغلب در حافظه بلند مدت ذخیره می شود پس با شرکت کنندگان خود نیز چنین رفتار کنید در ابتدا چند دقیقه را توضیح تیتر بخش های اصلی وبینار اختصاص دهید. بنابراین جلسه را با نمایش فوری مطالب مهم آغاز کنید. پس از حدود ۲۰ دقیقه استراحت کوتاهی داشته باشید تا به شرکت کنندگان خود اجازه دهید مدتی استراحت کنند یا سوالات خود را در مورد مطالبی که در این مدت ارائه کردید بپرسند. سپس به آن ها اجازه دهید تا تمرکز کنند و ادامه وبینار را ارائه دهید.

در وسط های ارائه خود، دو یا سه سوال سریع از شرکت کنندگان در مورد مطالبی که ارائه کردید بپرسید تا هم تعامل با شرکت کنندگان ایجاد کنید و هم مروری بر مطالب که ارائه کردید داشته باشید. بسته به مدت زمان جلسه آنلاین خود ، این رویه را چند بار تکرار کنید.

 

قوانین کلی و نکات مهم در اجرای وبینار آنلاین

بسیاری از شرکت ها و بازاریابان موفق نکات زیر را در برگزاری وبینار های خود استفاده می کنند و با رعایت این نکات بر اساس علوم روانشناسی تاثیر زیادی در مخاطب می گزارند.

 

• ابتدا با سوالات چالش برانگیز شروع کنید.
• مهمترین مطالب را فقط برای وسط جلسه موکول نکنید.
• جلسه آنلاین خود را به چند قسمت تقسیم کنید (۲۰ دقیقه سپس استراحت و ادامه...).
• شرکت کنندگان را تشویق کنید تا سوالات خود را مطرح کرده و آزادانه اظهار نظر کنند.
• جمع بندی های سریع انجام دهید و آنچه شرکت کنندگان شما به صورت دوره ای به خاطر می آورند را بررسی کنید.
• پیامهای کلیدی را به طور مرتب تکرار کنید.
• فقط بر موارد ضروری تمرکز کنید ، روی موضوعات جانبی تمرکز نکنید.
• اطلاعات ضروری و نتیجه گیری از جلسه آنلاین را ذکر کنید.
• "اگر کسی مایل است نکته ای به مطالب گفته شده بنده اضافه کند" در طول وبینار این سوال را بپرسید.
• کار گروهی را به صورت خلاصه وار اجرا کنید و دلیل این کار را برای شرکت کنندگان خود توضیح دهید.
• در مورد مراحل بعدی (در صورت وجود) ، مانند جلسه بعدی یا کارهای بعدی در انتهای وبینار صحبت کنید.
• می توانید یک نظرسنجی کوتاه برای دریافت بازخورد در مورد موثر بودن یا نبودن این جلسه انجام دهید.
• با مهمترین اطلاعات شروع کنید و نهایتا وبینار خود را نیز با یک جمله مهم و تاثیرگزار پایان دهید.

پایان وبینار را به یاد ماندنی کنید

آخرین جمع بندی و جملات تاثیرگزار اغلب می تواند بر روی برداشت مشتریان یا کارکنان شما تأثیر بگذارد. همچنین یک جمله به عنوان محرک و تاثیرگزار روی شرکت کنندگان، در نهایت می تواند مردم را مجبور به خرید محصولات شما کند چه بسا آن ها در آینده نزدیک تبدیل به مشتریان بالقوه شما خواهند شد.

 

سخن پایانی

 

در کنار همه این تاکتیک‌ها، به یاد داشته باشید که شما مهمترین عنصر تاثیر‌گزار در طول وبینار هستید. بنابراین بر اهداف خود تمرکز کنید و وبینار خود را به روشی متناسب با سبک خود ایجاد کنید. به دنبال تکنیک هایی نباشید که برای شما سخت و طاقت فرسا باشد، زیرا آنها فقط استرس شما را بیشتر کرده و رفتارهای طبیعی شما را کاهش می دهند.

البته که یک سیستم نرم افزاری قدرتمند تنها چیزی نیست که شما نیاز دارید ، اما می توان گفت بیش از نیمی از کیفیت وبینار شما و نحوه ارائه شما به بستر وبینار آنلاین که انتخاب می کنید بستگی دارد. بنابراین پیشنهاد می کنیم  از یک سیستم نرم افزاری محکم و مطمئن با پشتیبانی قوی استفاده کنید. پلتفرم وبینار آنلاین آسان سمینار آماده ارائه یک تجربه ارائه جلسه آنلاین فوق العاده با پشتیبانی قوی و مطمئن برای دوره های آموزشی و وبینار های شماست.

تیم آسان سمینار برای بهبود کیفیت خدمات خود بی صبرانه منتظر نظرات و پیشنهادات شما در صفحه لینکدین و اینستاگرام خود می باشد. نظرات و پیشنهاد های کارساز همیشه تلنگری برای رشد و پیشرفت هستند.