مدیریت مطب

مدیریت مطب و کلینیک به این معنی است که شما تمام فعالیت های درمانی – تیم و پرسنل و بازاریابی مطب و کلینیک را برنامه ریزی و کنترل کنید. وظایف یک مدیر مطب و کلینیک مثل تمام مدیران دیگر شامل برنامه ریزی ، سازماندهی ، استخدام ، هدایت و رهبری و کنترل است.

همه شما به نوعی فعالیت های مربوط به مدیریت را انجام می دهید . هر پزشک یا دندانپزشکی این توانایی را دارد که وظایف یک مدیر را تا حدی انجام دهد شما در طی روز لیستی بلند بالا از فعالیت هایی را انجام می دهید که جزو کار درمان نیست و مربوط به مدیریت مطب و کلینیک شماست. 

اشتباهات مهلک در مدیریت مطب و کلینیک 

در اینجا می خواهم در مورد هفت اشتباه مهلک که شما به عنوان یک پزشک یا دندانپزشک ممکن است در مدیریت کسب و کار خود انجام دهید صحبت کنیم . مواردی که در این مقاله مطرح می کنیم حاصل صدها ساعت مطالعه منابع و تجربه زیسته می باشد. در مدیریت مطب و کلینیک ممکن است اشتباهات و خطاهای زیادی اتفاق بیفتد  ولی مواردی که در این مقاله مطرح می کنیم آن اشتباهاتی است که می تواند برای کسب و کار شما خطرناک باشد و آن را تا مرز سقوط و اضمحلال پیش ببرد. 

1- ترس از تغییر در مدیریت مطب 

اولین اشتباهی که شما ممکن است مرتکب شوید تسلیم شدن در برابر اینرسی مطب است . مطب ها و کلینیک ها این خاصیت را دارند که به سرعت شما را دچار روزمرگی کنند و بعد از مدتی هر تغییری در سیستم ها و روند مطب و کلینیک کاری ترسناک به نظر می رسد، دوست ندارید این کشتی را به حرکت وادارید چون انرژی و وقت زیادی از شما می گیرد. 

هر تغییری درد دارد . مدیریت مطب کلا درباره تغییر است و این موضوع ترسناک است. شما ممکن است در مقاطعی متوجه شوید که سیستم درستی برای استخدام و اخراج کارکنان ندارید و یا سیستمی برای آموزش تیم ندارید و یا فرآیندهای موثری را برای بازاریابی مطب و کلینیک طراحی نکرده اید، با این حال هیچ اقدام موثری برای تغییر این موارد انجام نمی دهید . علت اصلی این موضوع ترس از تغییر است. همه ما از تغییر می ترسیم چون مجبوریم از حاشیه امن خود بیرون بیاییم همینطور می دانیم که هر تغییری مقداری ریسک و خطر را در خود دارد .

ذهن ناخود آگاه ما طوری برنامه ریزی شده است که با کمترین تغییرات مسیر را ادامه دهد و این برای کسب و کار مطب و کلینیک خطرناک است . اولین کاری که برای اجتناب از این اشتباه باید انجام دهید این است که بپذیرید تغییر اجتناب ناپذیر است. 

2- وقت نداشتن برای مدیریت مطب 

یکی از مهلک ترین اشتباهات درمدیریت مطب و کلینیک این است که شما به عنوان صاحب و مالک کسب و کار ادعا کنید که وقتی برای این کار ندارید و این کارها را در حداقل مورد نیاز انجام دهید و یا صفر تا صد کار را به افراد دیگر بسپارید . شاید این کار در کلینیک های بزرگ یا بیمارستان ها جواب باشد ولی برای مطب ها و کلینیک های زیبایی یک اشتباه مهلک تلقی می شود .

اگر شما وقت کافی برای برنامه ریزی و سازمان دهی مطب و کلینیک خود نگزارید اتفاقی که خواهد افتاد این است که مقدار زیادی از وقت و انرژی  شما در حواشی مشکلات ایجاد شده در کسب و کار هدر خواهد رفت ، بهره وری کارشما پایین خواهد آمد و مثل دوچرخه ای که سوار آن رکاب نزند سرعت آن کم خواهد شد و خواهد افتاد . شاید کار مطب یا کلینیک شما به تعطیلی نکشد ولی هر روز با خودتان این فکر و حس را خواهید داشت که ای کاش شغل و کار دیگری را انتخاب کرده بودید .

بنابراین کاری که برای اجتناب از این اشتباه باید انجام دهید این است که بپذیرید می بایست وقت لازم و کافی را برای مدیریت مطب صرف کنید و فعالیت های مرتبط با آن را به بهترین نحو ممکن انجام دهید 

3- نداشتن استراتژی مالی درست در مطب و کلینیک

امیدوار بودن به این که بیماران به شما پرداخت خواهند کرد یکی از اشتباهات رایج مطب هاست. این اشتباه در مطب های دندانپزشکی و کلینیک های زیبایی بیشتر دیده می شود . اگر شما برای دوستان و آشنایان خدمات رایگان انجام می دهید و یا تخفیف های درست و حسابی اعمال می کنید با این امید که آنها با ارجای بیماران جبران خواهند کرد دقیقا مرتکب همین اشتباه شده اید .

اگرقسطی و نسیه کار می کنید اگر حساب مانده دارید و یا چک های بیماران شما پاس نمی شوند این یعنی این که شما استراتژی یا بهتر است بگویم نگرش درست مالی ندارید .

عزیزان کسی که کسب و کار شما را به پیش می برد شما هستید نه بیماران شما و نه دوستان و آشنایان شما، بنابراین سعی کنید یک استراتژی و نگرش سخت گیرانه و شفاف به نفع کسب و کارتان در پیش بگیرید و به امید دیگران نباشید. 

4- نداشتن مشاور و منتور 

من خودم می دانم ، این عبارت به هر صورتی که بیان شود تظاهر بالینی  یکی از شایع ترین و مهلک ترین بیماری هایی است که مدیرت مطب را فلج می کند این بیماری را من خودکفایی مدیریتی می نامم  شما نمی توانید بدون داشتن مشاور و منتور و کوچ مدیریت مطب و کلینیک را به صورت موثری پیش ببرید . خستگی ناشی از تصمیم گیری  ، نداشتن دانش کافی و تجربه زیسته کم مانع از این خواهد شد که شما بتوانید همه این مسیر ماراتن را با موفقیت پیش ببرید. 

شاید در امر درمان تصمیم شما ارجحیت و مرجعیت داشته باشد ولی در مدیریت پرسنل مطب ، بازاریابی و تبلیغات مطب، مدیریت مالی مطب و سیستم سازی و کنترل، شما نیاز به کمک خواهید داشت. بنابریان بهترین کاری که برای اجتباب از این اشتباه می توانید انجام دهید کمک گرفتن از مشاور و منتور است.

5- عدم ارزیابی ارزش طولانی مدت یک بیمار 

یکی از هفت اشتباه مهلک در مدیریت مطب و کلینیک در نظر نگرفتن ارزش طولانی مدت یک بیمار است . موضوع این است که دقیقا وقتی که شما فکر می کنید جذب یا نگهداشتن یک بیمار می تواند ارزش طولانی مدت ایجاد کند مرتکب همین اشتباه می شوید . منظور چیست؟ فرض کنید یک بیمار با انرژی منفی و توقع بالا و طرز برخورد نامناسب وارد مطب شما شده است از آنجایی که شما با مفهوم ارزش طولانی مدت بیماران آشنا هستید همه توان و انرژی خود را صرف می کنید تا این بیمار را تبدیل به یک بیمار راضی و خوشحال کنید این کار اشتباه است .

 به شما در مقالات و دوره های آموزش مدیریت مطب آموزش می دهند که چطور یک بیمار شاکی را مدیریت کنید و او را تبدیل به یک بیمار راضی کنید . این کار هم اشتباه است. بیمارانی که انرژی منفی دارند ، بی دلیل شاکی هستند، توقعات بی مورد دارند ، شخصیت سختی دارند در صورتی که از مطب شما راضی بیرون بروند افرادی را به مطب شما ارجاع خواهند داد که دقیقا مثل خودشان هستند . این بیماران را باید حذف کنید .

بیمارانی ارزش طولانی مدت بالایی دارند که بر اساس معیارهایی که شما می بایست تعیین کنید ارتباط طولانی مدت با آنها و همتایان آنها به نفع کسب و کار شما باشد.

6- سیاست گذاری بر اساس شاکی های مطب 

پیش فرض ما در این نوشتار این است که شما به مسئولیت درمان خود واقف هستید و استانداردترین کار درمانی ممکن را برای بیماران انجام می دهید. با این حال ممکن است هنوز هم افرادی دربین بیماران خود داشته باشید که شاکی هستند. یکی ازاشتباهات مهلک در مدیریت مطب سیاست گزاری و تعیین استراتژی مطب بر اساس این شاکی هاست. 

بیماران ممکن است از هزینه درمان ، نتیجه درمان ، برخورد پرسنل ، و یا حتی برخورد خود شما شاکی باشند شما می بایست مهارت های مدیریت این موارد را یاد بگیرید تا بتوانید مشکلات پیش آمده را حل و فصل کنید و همینطور می بایست با دقت بررسی کنید که آیا شکایت انجام گرفته و موضوع مطرح شده  ناشی از یک مورد سیستمیک در مطب شماست و یا یک استثنا مربوط به یک موقعیت یا فرد خاص ولی هرگز این اشتباه را مرتکب نشوید که سیاست ها و استراتژی های کلی مطب را بخاطر این شاکی ها تغییر دهید. سیاست گذاری های مطب و کلینیک می بایست بر اساس اصول و آمار اتفاق بیفتد نه شاکی ها.

7- نداشتن تفکر سیستم سازی 

یکی از اشتباهاتی که می تواند باعث فرسودگی شما در کار مدیریت مطب باشد نداشتن تفکر سیستم سازی است. برای این که با این مفهوم آشنا شوید توصیه می کنیم در مورد این موضوع کمی مطالعه کنید . ماهیت این اشتباه بسیار ساده است:

شما دائما در حال تکرار فعالیت ها و فرایندهایی هستید بدون آنکه آنها را سیستم سازی کنید . 

سیستم سازی یعنی ثبت و کنترل تمام فرایندها و فعالیت هایی که در مطب و کلینیک شما اتفاق می افتد  و هدف از این کار اتومات سازی این فرآیندها و فعالیت هاست. شاید توضیح این موضوع کمی پیچیده باشد ولی ما سعی خواهیم کرد در مقالات بیشتری در آسان دنتال در مورد این موضوع صحبت کنیم و آن را شفاف تر کنیم.

خلاصه و جمع بندی 

مدیریت مطب و کلینیک برای انجام خدمات درمانی، جذب بیماران جدید ، مدیریت پرسنل و کادر درمان و برند سازی مطب و کلینیک امری ضروری است در این مقاله هفت اشتباه مدیریت مطب را با شما در میان گذاشتیم که می بایست از آن اجتناب کنید.

برخی از این اشتباهات مربوط به تفکر و نگرش شماست و برخی مربوط به عملکرد. 

امیدواریم با مطالعه این موارد بتوانید کسب و کار خود را در مسیر پیشرفت قرار دهید